Список дел или to do лист: как правильно составить список дел?

1. Какой список вам нужен?
2. Список дел рационала – матрица приоритетов Эйзенхауэра
3. Как составить список дел иррационалу

Ничего не успеваете? Дел много, а времени категорически не хватает? В такие моменты многие вспоминают, что в теории сэкономить и рационально использовать самый ценный и невосполнимый ресурс помогает составление списков дел. Они способствуют тому, чтобы мы как вовремя выполняли рабочие задачи, так и с успехом разбирались с домашними делами. Однако для того чтобы такой список действительно работал в вашу пользу, его нужно не просто составить, а составить правильно, ведь в противном случае вы вряд ли будете ему следовать, и он будет просто лежать перед вами немым укором. Остановимся подробнее на том, как правильно составить список дел м что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Какой список вам нужен?

Чтобы составить максимально подходящий список дел, для начала решите, мотивирует или отталкивает лично вас необходимость что-либо сделать (ключевое слово здесь – именно «необходимость»). Подумайте и честно ответьте себе на вопрос, насколько реально вас подстегивает слово «надо»? Здесь нет плохих и хороших вариантов, однако в зависимости от вашего ответа, вы сможете определиться между двумя основными типами to-do-листов (или, как их некоторые называют, ту-ду-листов).

Многие коучи и специалисты по тайм-менеджменту делят людей на две группы: рационалы – те, кто последовательно и осмысленно движущиеся к четко поставленной цели или решает необходимые задачи, те, для кого слово «надо» означает именно «надо»; и иррационалы – творческие натуры, легко загорающиеся новой идеей и также легко бросающие начатое при потере к нему интереса; гибкие, увлекающиеся, не боящиеся экспериментировать. Большинство из нас нельзя причислить к чистым рационалам или иррационалам, но все же один тип нам, как правило, ближе другого. В зависимости от этого и определяется тип списка дел.

Список дел рационала – матрица приоритетов Эйзенхауэра

Рационалу важно, чтобы все было разложено по полочкам, структурировано. Они часто составляют разные списки на разные случаи жизни: для работы, для семьи и т.д. Как правило, рационалам подойдет способ составления списка дел, основанный на матрице приоритетов Д. Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США. Его главный принцип можно выразить следующим образом: не все срочные дела важные, не все важные дела срочные.

Таким образом, чтобы выстроить дела согласно матрице Эйзенхауэра, нужно разделить все дела на четыре группы:

• важные срочные;
• важные несрочные;
• срочные неважные;
• несрочные неважные.

1. К первому пункту матрицы Эйзенхауэра обычно относят так называемый форс-мажор, поэтому при правильной организации работы таких дел должно быть очень немного, а в идеале появляться они там должны действительно только в случае экстраординарных обстоятельств.

2. Важные несрочные дела – самые значимые в списке, именно им нужно уделить особое внимание.

3-4. Многие дела вашего списка, которые относятся к последним двум группам, – это рабочая рутина, отказаться от которой совсем вряд ли получится, а от некоторых – просто не захочется, ведь в пункт «несрочные неважные» часто включают, например, посещение социальных сетей, просмотр фильмов, чтение новостей и т. п.

Работать по такому ту-ду-листу предполагается именно в приведенном выше порядке – это позволит освободить колонку «важные срочные», оставить достаточно времени на «важные несрочные» и достичь максимальной эффективности. Важно также не отвлекаться на так называемых тайм-киллеров, или хронофагов, из части «несрочные неважные» по матрице Эйзенхауэра. В первую очередь, к хронофагам относятся различные соцсети, форумы, игры.

Как составить список дел иррационалу

Иррационалам приведенный выше способ составления списка дел противопоказан. Матрица Эйзенхауэра, скорее всего, не вызовет ничего, кроме скуки и желания забросить самые важные дела еще дальше. И все же даже иррационалу список дел не повредит, но такой, который учитывает особенности характера. Самый простой вариант в данном случае — просто запишите все, что вам нужно сделать, и работайте над теми задачами, эффективность по которым, по вашему мнению, в данный момент у вас будет максимальна. Практика показывает, что порой эффективнее всего люди с таким типом характера работают, когда занимаются тем, чем хочется, и столько, сколько хочется, поскольку разложенный по полочкам день и строгая последовательность действий на на иррационалов зачастую действуют угнетающе.

Конечно, это идеальная ситуация, которую могут себе позволить далеко не все. Кроме того, даже на иррационалов зачастую магически действует понятие дедлайна, поэтому мы рекомендуем этому типу людей (да и не только им) на заметку закон Паркинсона и практический вывод из этого закона. Также же не стоит отбрасывать методы борьбы с прокрастинацией. В частности, наметьте несколько самых срочных и важных дел и подумайте, какое из них делать не хочется больше, чем остальные. Его пока отложите и займитесь вторым по степени «отторжения».

Представителям такого типа личности важно заниматься каким-либо делом (и, по возможности, не отрываться от него), пока они максимально эффективны. Когда эффективность начинает падать (то есть когда наступает скука, текущее дело начинает надоедать), имеет смысл снова пробежаться по составленному списку дел и выбрать новую задачу – ту, что на этот раз найдет наибольший эмоциональный отклик. При этом даже иррационалам важно уметь противостоять тайм-киллерам. Как правило, именно они выглядят наиболее привлекательными, но совершенно не способствуют уменьшению количества дел в списке. Среди интересных и даже парадоксальных советов — если вам вообще ничего не хочется делать, займитесь чем-нибудь рутинным, таким, к чему настояние вряд ли когда-либо появится, но что делать все равно придется. Это может быть уборка в комнате, стирка и т.д.

А из нашей следующей статьи вы узнаете несколько полезных советов по составлению списка дел.