Советы по составлению списка дел

В предыдущей статье, посвященной составлению списка дел, мы определили два основных типа to-do-листов и дали их основные характеристики. Теперь же остановимся на более частных деталях, которые помогут сделать список дел как для рационала, так и для иррационала еще более эффективным. Заметим, что эти советы пригодятся вне зависимости от того, пользуетесь ли вы «бумажными» планировщиками, специальными программами или просто перечисляете дела на клочке листка.

1. Когда составлять to-do-лист


По словам некоторых специалистов по тайм-менеджменту, составлять списки дел лучше накануне: вечером наметить список на день, в воскресенье – на неделю. Некоторые же советуют Советы по составлению списка делначинать день с планирования. Первый способ хорош тем, что вечером вы еще в работе, помните все задачи, даже небольшие, и понимаете, что важно сделать в первую очередь. Плюс к тому составление списка может стать неким ритуалом, завершающим день и помогающим отключиться от работы. В свою очередь, внесение записей в to-do-лист с утра поможет плавно войти в работу, вспомнить, на чем закончился вчерашний день, и само по себе станет мотивацией к дальнейшей плодотворной деятельности. Вообще же, конкретное время составления списка дел зависит от особенностей работы, вашего характера и других переменных. Главное, найти время, когда этот процесс подарит вам максимальную эффективность. Также всегда стоит быть готовым к тому, что список, возможно, придется адаптировать под сваливающиеся внезапные задачи.

2. Найдите правильное время

Чтобы реализовать свой план максимально эффективно, учитывайте свои внутренние биологические часы. Например, если вы сова, вы можете запланировать уборку в квартире на 7 утра. Но велика вероятность, что, когда будильник прозвенит в данное время, вы решите, что у вас и так достаточно прибрано и лучше побольше поспать. Точно так же и жаворонкам не стоит откладывать составление отчета до полуночи. После обеда вас часто клонит в сон? Учитывайте и это.

Не забывайте о конкретных особенностях текущего дня. Если на полдень у вас назначено важное совещание, возможно, до этого мероприятия не стоит планировать ничего требующего большой сосредоточенности – ведь скорее всего, вы будете мыслями уже там и не сможете уделить текущим заданиям должного внимания.

3. Рассчитывайте время

Проблема, с которой чаще всего сталкиваются те, кто составляет списки дел, – незнание, сколько в действительности занимает выполнение того или иного задания. Обычно нам свойственно преувеличивать собственные возможности, кроме того, мы ориентируется на идеальные обстоятельства, которые в жизни встречаются далеко не всегда. Эти факторы приводят к тому, что на ту задачку, которую, как нам казалось, уйдет 1,5 часа, уходят все три. Поэтому для начала несколько раз засеките время, сколько вы тратите на те или иные типовые задачи, чтобы подходить к процессу планирования максимально эффективно и рационально. С другой стороны, не оставляйте на задачи слишком много времени – согласно закону Паркинсона, все, что вы выделите, уйдет на данное дело.

4. Оставляйте лакуны

Составляем эффективный to-do-лист title=Длина стандартного рабочего дня определена как 8 часов, однако это не значит, что планировать дела нужно на них все. Во-первых, практически все мы во время работы отвлекаемся на другие дела, в том числе на то, чтобы заварить чайку, рассказать коллеге новости по проекту (или из жизни соседки), «на минуточку зайти в соцсеть, только проверить сообщения» и т.д. и т.п. Плюс к тому в течение дня у вас наверняка могут возникать срочные вопросы и задачи, которые по отдельности, вполне вероятно, и не занимают много времени (например, помочь коллеге совладать с компьютерной программой), однако в сумме могут отъесть ту иную часть рабочего дня. Поэтому при планировании обязательно оставляйте самому себе пространство для маневра. Конечно, данный принцип актуален не только для рабочего, но и для бытового распределения времени. Среди специалистов по тайм-менеджменту встречается мнение, что планировать стоит только 60%, а 40% оставлять нетронутыми.

5. Записывайте задачи правильно

Не стоит заносить в список большие задачи, выполнение которых изначально рассчитано на долгое время (особенно если речь идет о масштабных проектах). В таких случаях стоит воспользоваться приемом «Раздели (съешь) слона» – большая задача разбивается на небольшие конкретные подзадачи, которые и заносятся в список дел. У этих конкретных задач должна быть конкретная цель, по их выполнении у вас на руках будет конкретный результат, а выполнить такую задачу предлагается за конкретное же время.

Следование данному приему позволяет достичь нескольких целей. Во-первых, слишком большие задачи, у которых пока не видно ни конца ни края, психологически пугают, и вам, возможно, вообще не захочется к ним приступать. Во-вторых, в случае со столь обтекаемыми делами сложно понять, сколько времени уйдет на них, а значит – сколько времени отводить на другие дела. Это не только помешает составить структурированный план на день, но и может стать причиной, что вы недооцените время на выполнение данного дела и под конец окажетесь в ситуации крайнего цейтнота. В-третьих, велика вероятность, что столь большая задача будет кочевать из одного списка дел на день в другой и в итоге будет восприниматься просто как семантический шум. В-четвертых, для многих выполнение дел из списка – отличная мотивация. Таким образом, завершение небольших конкретных дел повысит мотивацию и поможет эффективнее справиться с остальными пунктами to-do-листа.

Итак, заносите в список актуальных только текущие задачи, а для стратегических планов заведите отдельный список.

6. Следуйте списку

Составлять списки дел можно по разным причинам. Если вы записываете задачки, чтобы просто не забыть, вполне логично пробегаться по нему глазами только время от времени, чтобыКак сделать список дел более эффективным освежить содержимое в памяти. Если же вы используете список, чтобы рационализировать время, обращайтесь к нему чаще, стараясь концентрироваться только на указанных задачах и стремясь к тому, чтобы выполнять их в запланированные временные рамки. В то же время не забывайте о пластичности – не все и не всегда целесообразно делать строго по порядку. Если вы сделали за 50 минут задачу, на которую отводился час, а следующим пунктом в списке значится встреча, назначенная на определенное время, не сидите сложа руки — пробежавшись по списку, вы наверняка найдете что-то коротенькое дело, что можно выполнить до начала встречи.

С другой стороны, если вы не чувствуете, что в данный момент эффективность по той задаче, которая стоит в списке следующей, будет невысокой, лучше пропустите ее (если у вас есть такая возможность) и займитесь тем, что вы сможете выполнить более успешность. Таким образом, важно не просто прямо следовать списку, но и проявлять определенную пластичность.

7. Используйте список для самомотивации

Список дел, в котором осталось много невыполненных пунктов, способен ударить по вашим самооценке, энтузиазму, мотивации. И это еще одна причина, почему подходить его составлению стоит максимально реалистично – в таком случае будет меньше разочарований, от того что в день не смогли выполнить план за неделю. С другой стороны – точно так же список в целом и вычеркивание из него каждого дела в частности может становится источником мотивации и побуждать к дальнейшей успешной работе. Не забывайте об этом, составляя to-do-лист.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Experimental PsychicПрисоединяйтесь к нашей группе «ВКонтакте»!